Text: Helena Bjurström Illustration: Helena Lunding Hultqvist
Alla datorer utom en är upptagna på det gemensamma kontoret. På den har någon dragit ur sitt e-tjänstekort utan att logga ut och datorn måste startas om. Plötsligt låser sig journalsystemet. Stressen ökar och du har bara tre minuter till teamronden.
Cecilia Berlin är docent på avdelningen för Design & Human Factors på Chalmers tekniska högskola. Hon forskar på ergonomi – hur våra mänskliga förmågor och begränsningar samspelar med de förutsättningar som ges i arbetsmiljön. Hon vill att fler får upp ögonen för vinsterna med en hjärnvänlig arbetsmiljö.
Vad är en hjärnvänlig arbetsmiljö?
– En hjärnvänlig arbetsmiljö är en plats där hjärnan får fungera som den fungerar bäst. Att man inte överbelastar hjärnan eller för den delen underbelastar den. Det är viktigt att lägga upp arbetet på ett sådant sätt att man vet vad som förväntas av en och vad man kan förvänta sig av andra.
Cecilia Berlin berättar att det är svårare än man tror att skapa en hjärnvänlig arbetsplats.
Hon säger att många av oss vill vara serviceminded och leva upp till förväntningar på tillgänglighet och att ställa upp för varandra. Eller att det ska vara självklart att ta sig an flera uppgifter samtidigt. Då är det lätt hänt att vi gör vår hjärna en otjänst.
Många av råden om hur man skapar en hjärnvänlig arbetsmiljö är riktade till människor som jobbar på kontor. Det kan handla om att överlåta arbetsuppgifter på andra, ha bestämda dagar för möten och varva arbete med en tur till kaffeautomaten.
Inom vården ser det annorlunda ut. Där råder ofta personalbrist och det finns inte möjlighet att låta någon annan göra ens jobb.
Cecilia Berlin säger att en av de svåraste utmaningarna är att hela tiden behöva jobba under press och vara på en arbetsplats där det är svårt att påverka rutiner. Där inte friheten finns att styra sitt eget jobb och få regelbundna andningspauser. Där krävs det att man har en stor förståelse för sina kollegor, och än mer kan samarbeta i lag. Då kan det vara möjligt att gå ifrån en stund och turas om att få jobba ostört.
En av anledningarna till irritation och onödig tidsåtgång är datorsystem som ser olika ut och inte pratar med varandra. I Sverige finns ett antal olika journalsystem och systemen kan skilja sig åt till och med inom samma län, beroende på om man jobbar på särskilt boende eller på sjukhus, inom daglig verksamhet eller psykiatri.
– Att behöva lära nytt hela tiden kostar på hjärnan och att jobba under ständig tidspress kan göra att vår kreativa förmåga försämras. Det kan handla om både problemlösning och beslutsfattande. Båda sakerna kräver mycket energi och när vi har krävt mycket av hjärnan behöver den utrymme för återhämtning.
Människan är ju en helhet. Finns det forskning som visar hur en ”ohjärnvänlig” arbetsmiljö påverkar kroppen?
– Ja. Det finns experiment där man mätt hur mental prestation påverkas av störningar eller parallella uppgifter av fysisk natur. Men då har försökspersoner oftast fått genomföra fiktiva uppgifter. Sedan finns det studier som handlar om samspelet mellan kroppslig och mental trötthet i en arbetskontext, men där kan man inte alltid veta vilket som orsakar vad.
Cecilia Berlin säger att på många arbetsplatser förväntas personalen jobba snabbare och utföra fler och fler arbetsuppgifter. Att få verksamheten att gå runt på mindre personal sparar arbetsgivaren pengar – men bara på kort sikt.
Vad vinner en arbetsgivare på att ordna en hjärnvänlig arbetsmiljö?
– Den omedelbara vinsten är att krånglet minskar och jobbet flyter på. Att slösa personalresurser och utnyttja medarbetarna till max är dålig ekonomi. Personalen, deras kompetens och deras motivation är ju det viktigaste arbetsgivaren har.
Är det då bara arbetsgivarens ansvar att se till så att arbetsplatsen är hjärnvänlig?
– Arbetsgivaren har ett stort ansvar att ge goda förutsättningar, men arbetstagarna måste också ha en förståelse för sitt eget förhandlingsutrymme. Att man tillsammans kommer överens om vad som är rimliga krav på en hjärna.